De overheid is snel aan het veranderen. Allerlei ontwikkeling vinden in snel tempo plaats en beïnvloeden niet alleen de wijze van denken van de ambtenaar, maar ook de wijze van werken en samenwerken. Met name de rijksdienst heeft ingezet op allerlei veranderingen, waarbij gewerkt wordt vanuit programma‘s. Het programma Vernieuwing Rijksdienst wordt in deze workshop nader onder de loep genomen.

Naast een kleinere rijksdienst zet de regering ook nadrukkelijk in op een betere rijksdienst. De kwaliteit van de ambtelijke dienst moet omhoog. Kwaliteit in de beleidsvoorbereiding, kwaliteit in de uitvoering, kwaliteit in de handhaving. Voor iedereen gaan de eisen omhoog, dus ook voor ambtenaren.

In deze workshop wordt de deelnemer inzicht gegeven in de vele veranderingen, waarbij een relatie wordt gelegd tussen de vele veranderingen en informatiemanagement.

In de workshop ‘Zicht op impact’ is de deelnemer inzicht gegeven in allerlei ontwikkelingen bij de overheid in het algemeen in informatiemanagement in het bijzonder.

De workshop Informatiemanagement 2.0 neemt de deelnemer mee in de wereld van de 2.0, zoals overheid 2.0, organisatie 2.0, web 2.0, ambtenaar 2.0, medewerker 2.0 en andere relevante 2.0 ontwikkelingen. Informatiemanagement 2.0 geeft op hoofdlijnen een beeld van de veranderingen op het terrein van informatiemanagement, meer gericht op het anders werken en anders samenwerken, anders kijken naar de dienstverlening en bewust zijn van alle veranderingen waar de deelnemer mee wordt geconfronteerd of in de nabije toekomst mee zal worden geconfronteerd.

Voorts maakt de deelnemer kennis met de stand van zaken met betrekking tot de informatiehuishouding, zoals de verschuiving van ‘Informatie op Orde’ naar ‘Informatie van Waarde’ de nieuwe archiefregeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

De ministeries van OCW en BZK zijn op basis van een rapport van de Rijksarchiefinspectie uit 2005 met een visie op informatie– en archiefbeheer bij de Rijksoverheid gekomen. Deze visie uit 2006 is vastgelegd in de nota ‘Informatie op orde: vindbare en toegankelijke overheidsinformatie’. De visie (uitgangspunten) op informatie– en archiefbeheer bevat selectie en digitalisering bij de rijksoverheid.

De basisboodschap van de nota Informatie op Orde is: overheidsinformatie moet vindbaar en toegankelijk zijn, maar ook betrouwbaar, authentiek en volledig voor verschillende gebruikersgroepen. Het kabinet wil de dienstverlening aan burgers en andere belanghebbenden verbeteren door gebruik te maken van de mogelijkheden van ICT. De nota stelt: "Bij een goede dienstverlening horen goede afspraken".

In deze workshop wordt met de deelnemers in kaart gebracht wat de consequenties zijn van deze nota voor de informatiehuishouding van de eigen organisatie.

De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid is een instrument dat ontwikkeld is in het kader van de visie Informatie op Orde. Het is een op de huidige wetgeving gebaseerde basisset van normen, eisen en maatregelen om te komen tot:

• de verbetering en beheersing van de digitale informatiehuishouding;
• de digitalisering van de werkprocessen (bij ministeries en hun diensten);
• de meting en sturing van de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding door het management;
• een toetsingskader aan de hand van kwaliteitscriteria op hoofdlijnen voor de departementale auditdiensten, de Erfgoedinspectie en de Algemene Rekenkamer.

Aanleiding voor de Baseline is de constatering dat de overheidsinformatie niet op orde is. Dat de informatie niet op orde is, brengt niet alleen grote risico's met zich mee, maar ook veel ongemak. Informatie moet voor alle belanghebbenden beschikbaar zijn, op het gewenste moment en in de gewenste vorm. Nu en in de toekomst. Een ministerie is bij uitstek een informatieomgeving, waarin elke medewerker zich aan bepaalde spelregels dient te houden.

Het geheel aan spelregels en voorzieningen rondom informatie vormen de informatiehuishouding. De Baseline biedt ministeries praktische bouwstenen om deze huishouding in te richten en weer 'in control' te zijn.

De deelnemers aan deze workshop gaan aan de slag met het in kaart brengen van de bedoelde spelregels en de werkwijze om ‘in control te zijn’.

De nota Informatie op Orde moet bewerkstelligen dat de overheid haar digitale informatiehuishouding op orde brengt.
Om de papieren en digitale informatiehuishouding van de overheid goed op orde te brengen, worden in de visie de volgende kaderstellende randvoorwaarden genoemd:

• informatie moet interactief en openbaar zijn;
• informatie moet integraal benaderbaar zijn;
• er moet een juridische samenhang zijn.

In de visie zijn acht actielijnen uitgewerkt. Actielijn 1behelst digitalisering van de rijksoverheid; een baseline voor de (digitale) huishouding. Uitgangspunt bij deze actielijn is dat de verschillende overheidsorganisaties teveel leunen op eigen oplossingen of vrijblijvende, onderlinge afspraken en dat ze bij digitalisering te weinig denken vanuit de werkprocessen.

Verder wordt gesteld dat overheidsorganisaties niet beschikken over een normenkader om het belang van een goede inrichting van de informatiehuishouding als geheel te borgen.

In deze workshop wordt met de deelnemers gekeken naar de consequenties van deze nota voor de informatiehuishouding van de eigen organisatie in relatie tot de invloeden van de Baseline.

NEN 2082 is een Nederlandse norm met eisen voor functionaliteit van informatie– en archiefmanagement in programmatuur en is gebaseerd op zowel ReMANO 2004 als het Kernmodel van InterLAB, het interdepartementale samenwerkingsverband voor de vernieuwing van de informatiehuishouding InterLAB. Een belangrijke reden om deze twee initiatieven te vervangen door één norm is de reikwijdte ervan. ReMANO en het Kernmodel zijn in beginsel gericht op de overheid.

Ze gaan uit van archiefbeheer met specifiek daarvoor ontwikkelde software, in de regel een Record Management Applicatie (RMA). De NEN 2082 richt zich echter op functionaliteit voor RM in applicaties die primaire bedrijfsprocessen ondersteunen of op zichzelf staande RM–applicaties. Een organisatie moet de eisen voor informatiebeheer in lijn brengen met de eisen voor de uitvoering van haar taken, liefst gebaseerd op een risicoanalyse. De norm moet de uitwisselbaarheid van metagegevens en archiefdocumenten bevorderen tussen IT–applicaties en tussen organisaties.

In de norm zijn voorts de eisen verwerkt uit NEN ISO 15489:2001 Informatie– en archiefmanagement en NEN ISO 23081:2006 Processen voor informatie– en archiefmanagement, metagegevens voor archiefbescheiden.

In deze workshop wordt met de deelnemers gekeken naar de wijze waarop de NEN 2082 een relatie heeft met de eigen taken en verantwoordelijkheden en leert de NEN te vertalen naar een programma van eisen voor DM/RM applicaties.

De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid is een op de huidige wetgeving gebaseerde basisset van normen, eisen en maatregelen om te komen tot:

1. de verbetering en beheersing van de digitale informatiehuishouding;
2. de digitalisering van de werkprocessen (bij ministeries en hun diensten);
3. de meting en sturing van de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding door het management;
4. een toetsingskader aan de hand van kwaliteitscriteria op hoofdlijnen voor de departementale auditdiensten, de Erfgoedinspectie en de Algemene Rekenkamer.

Digitalisering van de werkprocessen houdt in dat de moderne informatieverzorger niet alleen de knoppen van een DMS of RMA moet kunnen bedienen, maar dat hij ook de bedrijfsprocessen van de organisatie moet kennen. Als processen geautomatiseerd worden dan is het ook belangrijk dat alle processtappen in kaart zijn gebracht.

De deelnemer maakt kennis met het procesdenken en de veranderingen in het domein van informatiemanagement.

In actielijn 5 van Informatie op Orde zijn uitgangspunten gegeven voor een nieuwe aanpak voor selectie. Dit houdt tevens in dat ministeries, indien nodig, de bestaande selectielijsten zullen moeten aanpassen en beter vertalen naar (digitale) werkprocessen.

Daarbij wordt gestreefd om selectielijsten per beleidsterrein vast te stellen. De ervaring heeft geleerd dat selectiekaders vooral globaal gehouden moeten worden, omdat ze anders niet uitvoerbaar zijn. Daarnaast zullen metadata worden ontwikkeld voor de selectie van digitale documenten, zodat cultuurhistorische selectie al bij de vorming van dossiers op hoofdlijnen mogelijk wordt.

De deelnemer aan deze workshop leert meer over de genoemde uitgangspunten, de bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek en de toekomstige werkwijze ten aanzien van waardering en selectie.

Voor het beheren en openbaar maken van overheidsinformatie gelden eigen specifieke regels. Meer samenhang in het wettelijke kader is noodzakelijk om op de langere termijn de toegankelijkheid en het beheer van actuele en historische verantwoordingsinformatie als één geheel te laten functioneren. De belangen van de samenleving moeten worden vertaald in globale regels voor informatiebeheer van een elektronische overheid.

Meer juridische samenhang is eveneens relevant voor andere wetgeving die raakt aan overheidsinformatie. Bedoelde wetgeving is namelijk nu nogal versnipperd en wordt door de meeste belanghebbenden niet als één geheel ervaren. Gehanteerde begrippen, definities, termijnen e.d. komen dikwijls niet overeen.

In de Baseline zijn over de juridische afstemming van wet- en regelgeving eveneens een aantal belangrijke aandachtsgebieden naar voren gebracht, omdat informatievoorziening een aspect is van vrijwel elk werkproces, en daarmee ook van veel wetten die de werkprocessen van de overheid reguleren. De Baseline vertrekt vanuit die wetten die de principes vastleggen die ten grondslag liggen aan de wijze waarop wij in Nederland omgaan met overheidsinformatie en met interactie tussen overheid en burger.

In deze workshop wordt met de deelnemers gekeken naar de relevante wetgeving en de specifieke wetgeving die overheidsinformatie beïnvloeden. De deelnemer leert in zijn adviezen rekening te houden met de invloeden die wetgeving heeft op de inrichting van de informatie.

Ministeries en andere overheidsorganisaties maken in hun werkprocessen steeds minder gebruik van papieren documenten. In het informatiebeheer wordt in hoog tempo de digitale archiefvorming dominant. Anderzijds worden de papieren documenten, ook al zijn deze gescand, traditiegetrouw nog altijd gearchiveerd. Zolang originelen niet worden vernietigd, is van vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995 geen sprake. Immers, pas met de vernietiging van een origineel gaat de status daarvan ‘van rechtswege’ over op de reproductie.

In deze workshop wordt met de deelnemers gekeken naar de relevante wetgeving met betrekking tot substitutie en wordt een geoefend met het opstellen van een verzoek om machtiging.

In 2015 zijn gemeenten dé ingang voor alle burgers, bedrijven en instellingen voor nagenoeg alle vragen aan de overheid. Deze visie van de commissie Gemeentelijke Dienstverlening (commissie Jorritsma) is overgenomen in de ‘Verklaring betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid’ door de gezamenlijke overheden.

Welke consequenties heeft dit voor de informatieprofessional en zijn organisatie? In deze workshop wordt de deelnemer inzicht gegeven in de consequenties voor zijn taken, afdeling en organisatie. Tevens wordt gekeken naar ´best practices´.

Content management systemen (CMS), Enterprise content management ECM, Enterprise information management (EIM). Veel nieuwe begrippen/systemen die het domein van informatiemanagement binnendringen en beïnvloeden. Hoe gaat de moderne informatiespecialist hiermee om? Loopt hij achter de feiten aan of verdiept hij zich in deze nieuwe ontwikkelingen?

In deze workshop wordt met de deelnemer al deze ontwikkeling onder de loep genomen en de relatie gelegd tussen deze strategieën en informatiemanagement.

Toegankelijke archieven zijn belangrijk voor elke organisatie. De Archiefwet stelt een geordende en toegankelijke staat verplicht voor de overheid, in de dynamische fase, maar ook na overbrenging naar een archiefbewaarplaats.

Bewerken van archieven heeft tot doel om handelingen van de overheid zodanig te selecteren dat de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig wordt gesteld voor blijvende bewaring. Het bewerken -selecteren in te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden- is in dit kader dus zeer belangrijk.

De deelnemers aan deze workshop krijgen, naast het theoretisch kader, veel praktische tips en trucs bij de selectie en kunnen eventueel met de bestanden van de eigen organisatie aan de slag.

Bij incompany is het voordeel dat de deelnemers met de bestanden van de eigen organisatie die moeten worden bewerkt aan de slag kunnen. In dit traject kunnen de deelnemers worden gecoacht, eventueel tot het einde van de bewerking.

Het theoretisch kader bestaat uit de volgende hoofdonderdelen:

• het opstellen en uitvoeren van een schouwplan;
• het opstellen van een Archiefbewerkingsplan;
• het uitvoeren van de bewerking;
• het gebruik van selectielijsten en handelingen;
• de vernietiging;
• de overbrenging;
• de materiële verzorging van de te bewaren dossiers;
• het opstellen van een archiefinventaris;
• verantwoording bewerking en te volgen werkwijze;
• het opleveren van de producten.